Il Content Management è una combinazione di ruoli ben definiti, processi formali e architettura di sistemi di supporto che aiuta le aziende a gestire documenti digitali garantendone autenticazione, aggiornamento, accuratezza e facilit� d’archiviazione e reperimento.

"Il Content Management è una combinazione di ruoli ben definiti, processi formali e architettura di sistemi di supporto che aiuta le aziende a gestire documenti digitali garantendone autenticazione, aggiornamento, accuratezza e facilit� d’archiviazione e reperimento.

Un documento digitale è costituito da un brano di contenuto informativo, immagazzinato in un formato complesso e ben definito.
La definizione di "contenuto digitale" include tutti i tradizionali documenti stampabili, quali testo e grafica, ma anche elementi multimediali e applet".

Il significato è l’uso, dice Wittgenstein.
Il significato dei dati posseduti da un’azienda è dato dall’uso che quest’azienda fa dei contenuti.
Partiamo dal punto d’arrivo: l’integrazione di tutte le tecnologie usate in azienda e tra queste e il web

Scriviamo il punto di partenza: le aziende hanno di solito sistemi informativi chiusi all’esterno.
I sistemi di Web Content Management (WCM) rispondono all’esigenza di rendere “riutilizzabili” i contenuti aziendali tramite internet. Tutte le analisi indicano che in Italia il settore del WCM diventa sempre più maturo. Evidenziamo il trend con una sequenza di cifre: 101 nel 2003, 128 nel 2005, 157 nel 2006.

La sempre maggiore diffusione di Knowledge Management con la conseguente necessit� di gestire le informazioni, spinge fortemente la domanda di contenuti che confluiscono verso i cosiddetti Enterprise Information Portal, che sono tra le aree di maggiore diffusione dei contenuti.

I Laboratori di ricerca stanno lavorando all’ideazione di interfacce naturali che permetteranno un accesso indifferenziato al web.

Ma vediamo, nel dettaglio, i processi operativi che subiscono i contenuti.
1. Creazione (Redazione)
2. Organizzazione (Aggregazione, Classificazione, Profilazione)
3. Archiviazione
4. Gestione
5. Resi accessibili (facilit� d’uso)
6. Distribuzione (di documenti in forma di: archivi, posta, rich content, etc.)

Distribuzione dei contenuti su diversi device

• Archivi digitali
• Portali aziendali
• Gestione documentale integrata
• E-learning
• E-business

La tecnologia è fortemente concentrata ad accelerare i tempi di deployment.

Un’azienda che ha customizzato i contenuti da siti padre (Enterprise Information Portal) a siti figli, attraverso strutture in template, con i WCM Systems ha la capacit� di effettuare una delivery su diversi strumenti che permette analisi ad alto valore aggiunto dei visitatori sulla base dei moltissimi dati e di informazioni di feedback.

Poca conoscenza vuol dire poco valore per il business, quindi sar� poi l’azienda a dover essere in grado di saper utilizzare le informazioni per legarle a progetti di business interrogando i dati (query) per avere le informazioni che interessano. La consultazione/condivisione delle informazioni agevoler� la loro trasformazione in conoscenza.

E’ importante rilevare che una stessa informazione ha significati diversi a seconda di chi ascolta: ad esempio, direttore commerciale, direttore acquisti, etc.

L’obiettivo di un WCM System si può così riassumere: portare le informazioni giuste alle persone giuste nel momento giusto.

In questa nuova prospettiva, il modello di business consister� nel perseguire la digital democracy, ossia, anticipare i bisogni e ridurre lo sforzo interpretativo del management aziendale presentando le informazioni in modo coerente con quello che si ritiene sia il loro utilizzo.

L’azienda dovr� garantire la freschezza delle informazioni, un costante e continuo controllo, una vista che nasconda la complessit� della loro rappresentazione e che esalti il significato e la rapidit� di comprensione.

E’ necessaria una “visione enterprise” dell’asset informativo che non faccia ricadere nelle secche di un’obsoleta cultura manageriale:“Non c’è budget, non vedo ritorno degli investimenti”: gestire le informazioni e portarle all’esterno permette all’azienda di “conversare con i clienti” che non la vedranno più come un arcipelago schizofrenico fatto di isole di contenuti non strutturati. Una logica, questa, che non vale solo per le multinazionali che hanno necessit� di mantenere un’immagine anche in Paesi dove ci sono siti diversi: i Sistemi WCM sono in grado di garantire uno standard di riferimento a livello worldwide.

Le applicazioni di Enterprise Content Management permettono economie di scala grazie alla convergenza di più elementi. Ad esempio, Nestlè ha scelto una piattaforma che gli ha permesso un risparmio del 40% nell’hardware e del 60% nel carico di manutenzione dei siti, razionalizzando elementi di contenuto che venivano da 8 sistemi diversi. Si è passati da 5 persone per sito a 10 persone per 51 siti in 26 lingue diverse, con una conseguente riduzione del ciclo di vendita e dei costi.

Altro esempio. Un Retailer della grande distribuzione fatto di 116 supermercati e 13.000 dipendenti.

Gli obiettivi erano:

• informatizzare i processi
• uniformare i sistemi informativi
• incrementare la presenza sul web
• togliere il dato al singolo per farlo diventare tesoro di tutta l’azienda

Fasi del progetto:

• analisi del target
• valutazione impatto sull’azienda
• misurazione valore del primo posizionamento

I punti chiave del progetto:

• scelte tecnologiche
• investimento tecnologico
• budget complessivo
• tempistiche
• necessit� di preparazione in azienda
• raccolta input dall’azienda
• interviste utenti
• contenuti da inserire
• definizione dei processi
• architettura modulare
• propriet� della soluzione

La piattaforma di Content Management, perfettamente a regime, coinvolge tutti i dipendenti e rende il Portale espressione del “volere” dei vertici aziendali.

I dispositivi per la fruizione dei contenuti
EXTRANET: fornitori
INTRANET: dipendenti
INTERNET: clienti

-Web
-Wap
-Sms
-Palm
-Narrowcasting
-Umts

Processi della gestione degli utenti dei contenuti e della sicurezza

• autenticazione
• autorizzazione
• profilazione
• groupware

Sequenza logico-relazionale di approccio azienda-cliente tramite la Rete
1.“Sono qua”
2.“Eccomi”
3.“Voglio parlare con te”
4.“Poi, se è possibile, voglio venderti qualcosa”

Che tipo di contenuti un’azienda deve assolutamente evitare
Contenuti errati
Contenuti non aggiornati
Contenuti non flessibili/pagine statiche

Un Enterprise Portal non deve dare l’impressione di bassa produttivit� causata da meccanismi laboriosi di creazione dei contenuti e non deve procurare frustrazione con processi di pubblicazione lunghi e laboriosi.

I contenuti devono essere fruibili:

• ovunque
• in qualsiasi momento
• con qualsiasi device

Ed, inoltre, devono essere:

• veloci da prendere
• veloci da condividere

I WCM Systems ingegnerizzano la gestione dei siti senza complicare l’architettura aziendale e rispondono alle seguenti domande:
Come lavorano le persone dell’azienda?
Non sono esperti di informatica?
Non gli si può imporre uno strumento nuovo?
Devono poter pubblicare direttamente il contenuto dal proprio Office?

Chi deve creare contenuti non deve ogni volta chiamare i signori della tecnologia, i webmaster che, trovandosi in mondi più complessi, fatti di siti aziendali di dimensioni sempre più grandi, stanno sempre andando sotto stress.

Lo stesso AD se, ad esempio, sta gi� lavorando su una tabella Excel e vuole pubblicare questi dati, non ha tempo e attenzione da riservare ad acquisire competenze informatiche.

L’analisi di scenario prevede un crollo dei costi hardware che nel 2005 saranno bassissimi ed una maggiore tendenza verso l’on line dei dati a contenuto fisso.

I dati aziendali, in base alle caratteristiche che di seguito indichiamo, si distinguono in variabili e fissi.

Caratteristiche Dati variabili

• record (aggregazioni di dati)
• alta attivit�
• alta variabilit�
• durata limitata

La sfida tecnologica si caratterizza per prestazione e gestione.

Dati fissi

• oggetti
• bassa attivit�
• nessuna variabilit�
• “durata” lunghissima

La sfida tecnologica si caratterizza per scalabilit� , gestione e longevit� .

Riassumiamo le caratteristiche di sistema per la Gestione dei Documenti aziendali.

• Coerenza
• Correttezza
• Continuo aggiornamento
• Layout
• Look&Feel
• Libreria di template standard

Il sistema dovr� , quindi, permettere di aggiungere, cancellare e modificare i contenuti ed, inoltre di monitorare lo stato operativo dell’apparato.

Conclusione

Gerry McGovern, guru del Content Management, in una citazione ripresa da Giancarlo Livraghi sull’ottimo libro “L’umanit� dell’internet”, così scrive: “La web è diventata una discarica per informazioni scadenti e male aggiornate. Un’erbaccia che soffoca i contenuti di qualit� .

La sfida della qualit� dei contenuti non sar� mai risolta dalle tecnologie. Il problema continuer� a crescere fino a quando addestreremo le persone a produrre contenuti migliori, a pubblicarli tempestivamente e a organizzarli in modo che chi li cerca possa trovarli. La tecnologia può favorire questi processi, ma è la qualit� delle persone che fa funzionare il sistema”.

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Gabriele Rossi, autore di questo articolo, è Web Content Manager di Edindustria SpA