Il piano per l’e-government italiano approvato a Giugno 2000, sta ora entrando nella sua fase operativa con il lancio della prima fase di bandi per proposte di progetti indirizzata a regioni e autorità locali.

In questo contesto diventa strate

Il piano per l’e-government italiano approvato a Giugno 2000, sta ora entrando nella sua fase operativa con il lancio della prima fase di bandi per proposte di progetti indirizzata a regioni e autorità locali.

Circa € 120 m. sono stati stanziati su questa prima fase di cui € 258 m. sono disponibili per i progetti locali. Numerosi altri bandi sono previsti nei prossimi mesi con l’obiettivo di investire l’intera cifra entro il 2002.

In questo contesto diventa strategico per la Pubblica Amministrazione centrale sviluppare la propria capacità di supporto agli enti locali nella realizzazione dei progetti di informatizzazione e di automazione.

In quest’ottica il progetto svolto per AIPA* (Autorità per l’innovazione della Pubblica Amministrazione) rappresenta una esperienza concreta del tentativo di costruire un sistema che integri la gestione di tecnologia, persone e organizzazione abilitando la Pubblica Amministrazione nell’attività di supporto alle autorità locali per lo sviluppo dei processi di
informatizzazione e di automazione.

Il progetto ha permesso di: costruire un prototipo di un sistema innovativo di Knowledge Management (KM) progettato per una specifica area di interesse “il protocollo informatico e la firma elettronica”; di attivazione di una comunità di esperti; di progettare la gestione organizzativa (quali attori) e tecnologica (quale infrastruttura tecnologica) di un sistema di KM per gli enti locali che vogliono informatizzarsi.

Il disegno del sistema si è fondato su una analisi empirica delle esigenze degli enti locali realizzata durante il progetto, ed ha innanzitutto evidenziato che nella situazione attuale, l’acquisizione della conoscenza strategica e la realizzazione dei progetti avviene attraverso l’utilizzo di una molteplicità di canali che sono spesso molto eterogenei tra di loro.

Molte amministrazioni locali hanno denunciato le grandi difficoltà incontrate nello scambio e nella condivisione di conoscenze. Non è stato ancora attivato un network stabile fra le amministrazioni.

In particolare numerose PA locali hanno affermato che:

Questo studio ha anche evidenziatoquali siano per gli enti locali alcune delle maggiori esigenze di conoscenza delle organizzazioni locali relative alla realizzazione di progetti per l’informatizzazione e l’automazione:

1. Possibilità di accedere e scambiare le esperienze vissute da diversi soggetti che hanno già realizzato, o intendono realizzare, progetti di protocollo informatico e firma digitale (attraverso l’accesso a casi realizzati, casistica di problemi ricorrenti, criticità , soluzioni, etc.). A questo proposito, molti Enti hanno evidenziato l’opportunità di attivare una comunità , nella quale le persone si confrontino sulle esperienze e i problemi comuni.

2. Rendere disponibile un percorso guidato e strutturato che illustra le varie fasi e le varie opzioni per l’avvio e la realizzazione di un progetto di protocollo informatico e firma digitale

3. Possibilità di accedere alla conoscenza rilevante per le persone nel corso della realizzazione del loro progetto, senza necessità di ricerche faticose (ad es. facsimile documentazione, criteri per selezionare i fornitori, etc.)

4. Fornire spiegazioni “semplici” e sintetiche (non più di una pagina) che illustrino motivazioni e vantaggi delle soluzioni, per superare la percezione che le direttive sui nuovi progetti sono qualcosa di “calato dall’alto” e non utile, che non corrisponde ad una “reale” esigenza

5. Dare visibilità a temi emergenti (ad esempio il “project financing”) fornendo indicazioni e mettendo in comune le esperienze.

Il concept della soluzione di knowledge management per il supporto allo sviluppo dei progetti locali di e-government

Alla luce delle esigenze emerse dalle interviste con gli enti locali, la soluzione di KM è stata realizzata attraverso la costruzione di uno spazio virtuale comune caratterizzato da: un contenuto informativo, strutturato in base alle esigenze specifiche degli utenti, e uno spazio dedicato allo sviluppo di una comunità , per facilitare la cooperazione e l’incontro delle amministrazioni locali.

Il sistema è strutturato in due aree di accesso alle conoscenze:

L’area dei contenuti (il percorso):

L’area presenta un percorso strutturato sul ciclo di vita dei progetti. L’obiettivo è di orientare gli utenti nella realizzazione delle attività mostrando loro, per tutti gli step che devono essere compiuti, informazioni, documenti e conoscenze correlate. In questo modo gli strumenti sono organizzati intorno alle azioni che devono essere compiute e inoltre l’accesso ai documenti è profilato in relazione alle caratteristiche
della tipologia di ente considerata.

L’area di discussione (la comunità ):
L’area fornisce l’opportunità di entrare a far parte di un network di persone che scambiano conoscenze ed informazioni su argomenti specifici.

La comunità è attivata da discussioni che avvengono virtualmente nell’area del forum e realmente in workshop, conferenze e seminari organizzati periodicamente, seminari, etc.). L’accesso a casi eccellenti e alle sperimentazioni in corso è assicurata anche dalla condivisione di un archivio comune.

Tutti possono contribuire all’apprendimento della comunità . Inoltre quest’area fornisce una visione aggiornata dello stato di avanzamento di ciascun progetto. La organizzazione della conoscenza in entrambe le aree si è ispirata al progetto di ricerca Klee&Co coordinato da IRSO nel programma di ricerca europeo Esprit (www.kleeandco.org). In questo progetto si era elaborato un prototipo innovativo di sistema di KM dove ciascun utilizzatore poteva trovare a corredo delle navigazione dello spazio dei documenti tutte le risorse necessarie (altri documenti, persone di rilievo, altre esperienze) e le relative informazioni. Dal punto di vista dell’interfaccia, il sistema presenta un frame nel quale gli oggetti visualizzati cambiano in relazione alla loro rilevanza rispetto allo specifico oggetto sul quale lavora l’utente (documento, forum, etc.).

Risulta evidente come, a differenza di una tradizionale struttura di navigazione, dove gli utenti devono seguire i link per accedere alle informazioni, in questo ambiente le conoscenze sono immediatamente disponibili insieme all’oggetto di lavoro utilizzato in quel momento dall’utente.

* Il progetto è stato realizzato da Irso in collaborazione con Università di Milano Bicocca e Università degli studi di Siena