L’uso della carta: Alcuni dati

Sono ormai decine di anni che si parla dell’ufficio senza carta. Eppure il consumo di carta, a stare ai numeri, aumenta, e così pure la quantita’ di carta che ci circorda ed assiste nelle nostre attiv

L’uso della carta: Alcuni dati

Sono ormai decine di anni che si parla dell’ufficio senza carta. Eppure il consumo di carta, a stare ai numeri, aumenta, e così pure la quantita’ di carta che ci circorda ed assiste nelle nostre attività quotidiane.

Fornire statistiche precise sull’argomento è piuttosto difficile, soprattutto se invece del dato aggregato si vuole anche identificare a quali usi sia indirizzata la mole di carta consumata ogni giorno. Però alcuni dati significativi e sufficienti a inquadrare le tendenze sono disponibili. Per esempio una ricerca apparsa di recente (Novembre 2000) ha dato alcuni dati relativi agli Stati Uniti:

• nel periodo dal 1970 al 1997 il consumo di carta usata per stampa e scrittura di documenti è aumentata del 13%;
• in media 600 milioni di documenti cartacei al giorno vengono stampati;
• il fax è ancora usato pesantemente nonostante la comparsa dell’email;

• il 94% dell’ informazione economica è ancora memorizzato su carta, secondo una stima del 1997 di Wang che prevedeva 2,4 miliardi di fogli di carta archiviati ogni giorno.

Va tuttavia notato che, se come questi numeri sembrano dire, la carta non è scomparsa e non sembrerebbe scomparire a breve termine, sta certamente cambiando il suo utilizzo. In primo luogo è doveroso ricordare che la comparsa di reti ed email ha certamente spostato la distribuzione dei documenti dal cartaceo al digitale. E in questo senso si può anche prevedere che con firme elettroniche e tecnologie di questo tipo, sempre più anche i documenti formali si sposteranno sul digitale. Di converso i documenti elettronici così distribuiti (o trovati attraverso i motori di ricerca on-line) diventano cartacei proprio nel momento in cui l’utente ha bisogno di "usarli". Ha bisogno cioè di leggerli e comprenderli, rivederli, o commentarli.

Perchè continuiamo ad usare documenti cartacei
Diversi studi sono stati fatti per analizzare quali attività rimangono preferenziali su documenti cartacei. Per esempio uno studio fatto da ricercatori della Xerox, ha analizzato l’uso dei documenti cartacei al Fondo Monetario Internazionale nella sede di Washington e ha riportato che le seguenti categorie di attività coivolgono, se non interamente almeno in parte, l’uso di documenti cartacei:

• le fasi di scrittura di documenti, specialmente per via della possibilita’ di avere veloce accesso simultaneo a varie fonti di informazione;
• le fasi di pianificazione ed analisi creativa, oltre che per il ricorso a fonti molteplici, specialmente per la possibilita’ di utilizzare lo spazio fisico come memoria strutturata del processo creativo;
• la comprensione profonda di documenti, specialmente se lunghi;
• la revisione di documenti, specialmente per la possibilita’ di annotazione;

• nelle riunioni, per focalizzare le discussioni e coordinarle;
• nella consegna dei documenti, per conferirne una priorita’ maggiore.

Un esempio di cosa puo’ fare la tecnologia

Una volta preso atto che i documenti cartacei hanno delle caratteristiche tali che non è certamente prevedibile la loro sparizione nel breve periodo, è allora possibile iniziare a chiedersi cosa può fare la tecnologia per rendere più facilmente gestibile i documenti e le attività che svolgiamo con essi, tenuto conto della loro duplice natura.


Ovviamente il dominio delle funzionalità che coinvolgono i documenti è molto grande e come si pu&orave vedere nella lista presentata prima, praticamente in ogni fase della vita dei documenti puo’ comparire una versione cartacea.

Nei laboratori della Xerox di Grenoble siamo partiti dalla considerazione che i documenti vengono ancora stampati, per diverse ragioni come la necessità di comprenderne a fondo il significato, e ci siamo chiesti come evitare di perdere il collegamento fra il documento cartaceo e quello digitale. Una situazione tipo che ci siamo immaginati è quella del manager che riceve decine di documenti ogni giorno, li stampa per poterli leggere, per esempio mentre è in viaggio, ed ha infine bisogno di ritornare al documento digitale, per poterlo ad esempio inoltrare ad un’altra persona, dopo averne valutato la rilevanza.

SmartPrinter è il prototipo che è stato sviluppato per gestire questo ed altri scenari dove c’è bisogno di ritornare dal documento cartaceo alla sua versione digitale. In SmartPrinter, ogni documento stampato, non importa da quale applicazione o piattaforma, può essere memorizzato al momento della stampa su una memoria accessibile dal Web.

Se l’utente sceglie di stampare su una stampante "smart", il documento viene prodotto con un separatore di stampa (print coversheet) che contiene un indice (sia leggibile all’occhio umano, sia quando passato allo scanner) che rimanda alla versione digitale. Il separatore di stampa contiene anche informazioni aggiuntive, come titolo, data di stampa, versioni precedenti e documenti correlati e diventa un vero e proprio surrogato del documento lungo. Per ritrovare l’originale digitale è sufficiente andare nella memoria sul Web e inserire il codice assegnato al momento di stampa, oppure passare allo scanner il separatore di stampa.

Per informazioni dettagliate su SmartPrinter: Progetto Smartprinter